Direct naar hoofdmenu / zoekveld

Evenement organiseren?

Het evenementenloket van de gemeente bundelt alle verplichte stappen opdat jouw feestje een succes kan worden.

Een activiteit organiseren, er komt heel wat bij kijken! Om te beginnen, moet er toelating worden gevraagd aan het gemeentebestuur.

Wanneer toelating vragen?

Wanneer een evenement “publiek toegankelijk” is, moet er toelating worden gevraagd aan uw gemeentebestuur. Een evenement is maar privé, wanneer alle genodigden een persoonlijke uitnodiging op naam ontvangen. Dit is dus niet afhankelijk van de locatie. Zowel op private locaties als op het openbaar domein kunnen publiek toegankelijke evenementen worden georganiseerd. Er wordt enkel een onderscheid gemaakt of deze binnen of buiten doorgaan.

Alle aanvragen en meldingen gebeuren via het evenementloket. Dit moet voor een evenement op de openbare weg tenminste 12 weken (vroeger mag ook, maar maximaal 1 jaar op voorhand) voor je evenement worden overgemaakt. Voor andere evenementen is een kortere termijn voorzien. Respecteer deze termijnen anders wordt de aanvraag niet behandeld.

 

evenementen aanvragen

 

Voor welke evenementen dienen vooraf toelatingen te worden aangevraagd?

· Evenementen (ganzenrijden, fuiven, vliegshows, avondmarkten…)

· Buurtfeest/straatfeest/rommelmarkt en feestmarkten, kerstmarkten…

· Tijdelijke standplaats: frietkraam, BBQ, cavabar, springkasteel, foodtruck, koffietruck…

· Speelstraten

· Gebruik parkings / openbaar domein / doortochten (voor evenementen)

· Garageverkoop

· Ontlenen van gemeentelijke materialen

· Schoolevenementen

· Kermis / Circus / Markten / Ambulante handel / Ambulante handel op rondtrekkende wijze / Aanvragen voor plaatsen op feestmarkten van de gemeente Stabroek

· Bingo / kienspel

· Vergunning straatmuzikant

· Niet-commerciële ambulante handel

Ben je niet zeker of je voor jouw evenement een aanvraag moet indienen, dan kan je steeds terecht op de dienst evenementen met al je vragen.

 

Waarom een aanvraag tot toelating?

Voor de organisatie van een evenement dient er een akkoord te zijn vanwege verschillende instanties, of kunnen deze instanties voorwaarden aan de organisator opleggen. Volgende instanties worden steeds verwittigd en om akkoord/advies gevraagd via het evenementenloket:

 

 Instantie

 Toelating

College van burgemeester en schepenen

organisatie evenement, bewegwijzering/reclame op gemeentewegen

Burgemeester

alcohol, security

PZ Noord

bij elk evenement verleent de politie een advies

Brandweerzone Rand 

bij elk evenement verleent de brandweer advies

Federale Gezondheidsinspecteur

op verzoek van de ambtenaar noodplanning wordt een medische risico-analyse uitgevoerd en kunnen preventieve maatregelen opgelegd worden

 

Andere toelatingen moeten door de organisator aan de instantie apart worden aangevraagd:

 Instantie

 Toelating

Agentschap Natuur en Bos

voor activiteiten in een bos

Agentschap Wegen en Verkeer

bewegwijzering/reclame op gewestwegen

gebruik van gewestwegen via het evenementenloket

Federaal Agentschap Voedsel Veiligheid

bij gebruik van voedsel

Dep. Leefmilieu Natuur en Energie

geluidsnormen

Billijke vergoeding/Sabam

indien u muziek wenst te spelen

 

Hoe vraag ik de toelating aan?

- Ga naar het evenementen loket (link zie hierboven).

Wanneer je je voor de eerste keer aanmeldt dan zal je gevraagd worden om een account aan te maken. Daarna kan je steeds met datzelfde account aan de slag. Online zal je ook een korte handleiding vinden, die je al een beetje wegwijs maakt in het nieuwe loket.

- Deze aanvragen dienen minstens 12 weken op voorhand ingediend te worden. Voor grote evenementen (ganzenrijden, wielerwedstrijden, avondmarkten, grote braderijen, dorpsdag, …) dient de aanvraag minstens 24 weken op voorhand ingediend te worden.

- Heb je nog niet alle gegevens bij de hand, dan kan je de gegevens voorlopig opslaan en op een later tijdstip bewerken. Als alles ingevuld is, kan je de aanvraag indienen. Let wel op dat je de deadline haalt: 12 weken op voorhand!

 

Opgelet:
Via dit systeem vraag je enkel toelating voor je activiteit. Om een zaal of gemeenschapscentrum te huren neem je zelf contact op met de betreffende dienst of een privé-uitbater.

AANVERWANTE INFO


Zoeken