Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Overeenkomstig artikel 41 van de Grondwet is de gemeente Stabroek bevoegd voor de verwezenlijking van de aangelegenheden van gemeentelijk belang. De gemeente Stabroek oefent ook de bevoegdheden uit die ons door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd. Het bestuur laat zich voor haar activiteiten vertegenwoordigen door medewerkers op de respectievelijke diensten en afdelingen of door aangestelde derden.
Het gemeentebestuur neemt de nodige maatregelen zodat de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de vereisten van het huidige wettelijk kader rond gegevensverwerking. Ze volgt daarvoor de regels die bepaald zijn in de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (ook wel de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG” genoemd).
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
De verwerkingsverantwoordelijke is het gemeentebestuur Stabroek, waarvan de hoofdzetel gelegen is in de Dorpsstraat 99, 2940 Stabroek, of het OCMW Stabroek, waarvan de hoofdzetel is gelegen in de Kerkstraat 35, 2940 Stabroek. Beide verwerkingsverantwoordelijken worden hierna genoemd als bestuur. De veiligheidsconsulent van het bestuur is dhr. Koert Van Espen, Apogado CVBA, Arsenaalstraat 2 te 2800 Mechelen, tel 015 800 620 of mail naar dpo.stabroek@apogado.com
Uitzondering op dit principe is de regionale Uitpas werking. De verwerkingsverantwoordelijke is hier Publiq vzw, Henegouwenkaai 41-43 te 1080 Brussel, mail naar info@publiq.be of tel 02 551 18 70. Voor de regionale Uitpas werking is het bestuur slechts verwerker.
Contactpersoon van de verwerkingsverantwoordelijke voor het cameratoezicht in Stabroek is dhr. Sven Vlaminckx, dienst gemeentewerken, Dorpsstraat 99 te 2940 Stabroek, tel 03 568 80 80 of mail naar gemeentewerken@stabroek.be
Contactpersoon van de verwerkingsverantwoordelijke voor het mobiel cameratoezicht in Stabroek is dhr. Ruben Daelemans, milieudienst, Dorpsstraat 99 te 2940 Stabroek, tel 03 568 80 80 of mail naar milieudienst@stabroek.be
Hoe uw rechten uitoefenen?
Voor een correcte en efficiënte uitoefening van je wettelijke rechten, dien je een e-mail te sturen naar de DPO Stabroek, mail naar dpo.stabroek@apogado.com
Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, is het vereist je naam, adres en contactgegevens in je mailbericht op te nemen.
Het gebruik van uw persoonsgegevens bij de verschillende verwerkingsdoeleinden?
Persoonsgegevens worden in deze verklaring verder aangeduid als ‘gegevens’. Om haar wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen na te komen moet het bestuur voor de uitvoering van haar activiteiten gebruik maken van de gegevens van haar medewerkers, burgers, verenigingen en ondernemingen.
Daarnaast geven personen die willen deelnemen aan welomschreven activiteiten van het bestuur expliciet toestemming aan het bestuur om hun gegevens te verwerken. Als we de natuurlijke persoon of rechtspersoon niet kunnen identificeren, als zij ervoor verkiezen anoniem te blijven of als ze de persoonsgegevens niet correct opgeven, verzaakt het bestuur aan haar verplichtingen. De persoon wordt dus verantwoordelijk gesteld om correct en volledig zijn gegevens mee te delen om de dienstverlening mogelijk te maken.
Het bestuur gebruikt gegevens voor verschillende verwerkingsdoeleinden met variabele bewaringstermijnen:
Afdeling | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
Burgerzaken
| Administratieve verwerking en opzoeking van gegevens in functie van levensgebeurtenissen, wettelijke documenten, attesten en akten
| Wettelijke verplichting en het algemeen belang. | onbeperkt
|
Onderwijsbeleid
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van leerlingenbegeleiding, leerplannen, lidmaatschap bibliotheek (lid worden, uitlenen, termijnen, tarieven, boetes) en het personeelsbeleid van de onderwijsinstelling | Wettelijke verplichting Toestemming
| 1 tot 30 jaar
|
Sociaal beleid
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van kinderopvang
| Wettelijke verplichting Toestemming | 1 tot 30 jaar
|
Patrimonium
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van aanleg en onderhoud aan wegen, weguitrusting, gebouwen en mobiliteit | Wettelijke verplichting Toestemming | 1 tot 30 jaar
|
Vergunningen
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van (ver)bouwen, economische activiteiten en evenementen | Wettelijke verplichting
| 1 tot 5 jaar
|
Leefmilieu
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van afvalinzameling, duurzame aanwending van energiebronnen en deelname aan activiteiten | Wettelijke verplichting Toestemming | 1 tot 5 jaar
|
Vrijetijdsbeleid
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van deelname aan en promotie van jeugd-, sport- en culturele activiteiten en projecten | Toestemming Algemeen belang
| 1 tot 5 jaar
|
Verenigingen
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van toelagen en deelname aan activiteiten | Wettelijke verplichting Toestemming | 1 tot 10 jaar
|
Inspraakorganen
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van beleidsparticipatie | Wettelijke verplichting Toestemming | 1 tot 5 jaar
|
Bibliotheken
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van lidmaatschap (lid worden, uitlenen, termijnen, tarieven, boetes) en deelname aan activiteiten of projecten | Wettelijke verplichting Toestemming | 1 tot 30 jaar
|
Communicatie en informatievergaderingen
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van informatieacties over het gemeentebeleid | Wettelijke verplichting Toestemming
| 30 dagen tot 1 jaar
|
Informatievragen, meldingen, beleidssignalen en klachtenbehandeling. Uitoefening rechten GDPR art. 12. | Administratieve verwerking van gegevens om aan de vraag van de persoon of instantie te voldoen | Wettelijke verplichting Vitaal belang | 1 tot 10 jaar
|
Noodplanning en crisiscommunicatie
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van Be-alert en andere crisiscommunicatie kanalen.
| Wettelijke verplichting Toestemming | 5 jaar
|
Lokale economie
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van een lokaal economisch beleid en promotie van het winkelgebeuren | Toestemming
| 1 jaar
|
Fiscaal en Financieel beleid
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van inkomsten en uitgaven van het bestuur | Wettelijke verplichting
| 1 tot 30 jaar
|
Associaties met het bestuur | Doorgeven en verwerken van gegevens in functie van diensten uitgevoerd door een aangestelde intergemeentelijke verenigingen | Wettelijke verplichting Algemeen belang Contractuele overeenkomst | 5 jaar
|
Personeelsbeleid
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van personeelsbeheer en deelname aan activiteiten | Wettelijke verplichting Toestemming | Onbeperkt
|
Leveranciers
| Administratieve verwerking van gegevens in functie van een leveranciersbeheer | Wettelijke verplichting Contractuele overeenkomst | Onbeperkt
|
Cameratoezicht Stabroek
| Verwerking van beeldopname met vaste en mobiele camera's in functie van het voorkomen, vaststellen en opsporen van misdrijven en overlast. Vaststelling identiteit overtreder via nummerplaat.
| Taak van algemeen belang
| 30 of 90 dagen
|
Fotobestanden
| Administratieve verwerking van directe en indirecte beeldgegevens | Gerechtvaardigd belang Toestemming | 50 jaar
|
Websites van het bestuur | Verwerking van surfgedrag | Gerechtvaardigd belang Toestemming Taak van algemeen belang | Volgens cookiebeleid van onze verwerkers
|
Het bestuur werkt niet mee aan verzoeken waarbij persoonsgegevens worden gevraagd voor informatie, promotionele, commerciële of ‘direct marketing’ doeleinden.
Om de kwaliteit van de dienstverlening van het bestuur te verhogen, kunnen de gegevens gebruikt worden voor enquêtering of voor informatiecampagnes met betrekking tot de wettelijke activiteiten van het bestuur. Het bestuur kan hiervoor samenwerken met derden.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten die het lokaal bestuur voor haar burgers uitvoert.
Protocollen inzake verwerking persoonsgegevens voor specifieke doeleinden
De gemeente Stabroek heeft ook een aantal protocollen opgesteld die de gegevensdeling met andere instanties beschrijven. Meer details kunt u hier terugvinden:
Protocol tussen het Agentschap Zorg en Gezondheid Vlaanderen en Gemeente Stabroek/OCMW Stabroek inzake uitwisseling van persoonsgegevens met het oog op
het nemen van verdere maatregelen ter bestrijding van de Covid-19-pandemie in de gemeente Stabroek.
Protocol tussen het Agentschap Zorg en Gezondheid Vlaanderen en Gemeente Stabroek/OCMW Stabroek inzake in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid (quarantainehandhaving).
Protocol tussen Fluvius CVBA en Gemeente Stabroek inzake uitwisseling van persoonsgegevens met het oog op het toekennen van een aanvullende premie in het kader van rationeel energiegebruik.
Protocol tussen Wonen Vlaanderen en Gemeente Stabroek inzake uitwisseling van persoonsgegevens met het oog op het informeren van inwoners over het bestaan van de gemeentelijke aanvullende woon- of verbeteringspremies.
Overeenkomst voor mededeling van DIV gegevens aan gemeente Stabroek op grond van machtiging 18/2015 in het kader van de gemeentelijke administratieve sanctie.
Protocol tussen Aquaflanders en gemeente Stabroek voor gegevensuitwisseling inzake de verplichte keuringsdossiers van privéwaterafvoeren in de openbare riolering.
Protocol tussen het VLAAMS GEWEST, het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA) en de gemeente Stabroek voor de elektronische mededeling/uitwisseling van de persoonsgegevens in het kader van (aanvullende) energiepremies.
Hoe gaat het bestuur om met uw gegevens?
Het bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De gegevens die het bestuur verzamelt en bijhoudt, worden opgeslagen of gelogd in één of soms meerdere bestanden, zoals, maar niet hiertoe beperkt: een adresbestand, een deelnameregister, een subsidiebestand, een vergunningenregister en de boekhouding. Toegang tot, controle van en eventuele verbetering van de gegevens zijn steeds mogelijk op eenvoudig, schriftelijk verzoek van de persoon. Bovendien, als de persoon daar goede redenen voor heeft, worden de gegevens verwijderd. Voor alle handelingen stuurt de persoon hiervoor vraag aan de veiligheidsconsulent van het bestuur. Dit geldt echter alleen voor gegevens die we niet wettelijk verplicht zijn bij te houden. Indien er een wettelijke of andere regel is waarop het gemeentebestuur zich kan beroepen, zal deze worden ingeroepen om de vraag tot verwijdering van de gegevens af te wijzen. De aanvrager zal hiervan in kennis worden gesteld. Het bestuur verbindt er zich toe om alle nodige maatregelen te treffen zodat de gegevens worden beschermd. Er zijn maatregelen genomen op fysiek, elektronisch en organisatorisch vlak. Ze moeten ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies en ongeoorloofde wijziging uitsluiten.
De websites van het bestuur?
De toegang tot de internetsites van het bestuur kan publiek of persoonsgebonden zijn. De gebruiksvoorwaarden worden steeds gepubliceerd op de websites van het bestuur en zijn onverkort van toepassing zowel bij de publieke als de persoonsgebonden toegang tot de betrokken internetsites.
Cookiebeleid publieke toegang
Bij de publieke toegang worden gegevens rond uw surfprofiel opgeslagen in een centraal datasysteem. Dit gebeurt aan de hand van cookies.
Meer info in ons cookiebeleid
Voor het cookiebeleid van de Webstorage-gerelateerde informatie die de Global Header en Mijn Burgerprofiel van informatie Vlaanderen gebruiken om de normale functionele werking van de verschillende componenten te garanderen, verwijzen we je naar hun policy
Toegang voor individuele doeleinden via webformulieren
De persoonsgebonden toegang van de website of een webformulier wordt gebruikt voor het aanvragen van diensten aan het bestuur of derden van het bestuur, en kan leiden tot een reglementaire of contractuele verhouding tussen de persoon en het bestuur. De gegevens verkregen via deze weg, worden opgeslagen in de bestanden van het bestuur en vallen onder de privacyverklaring.
Bij het aanmaken van een persoonlijke account registreert het bestuur de volgende persoonsgegevens die tevens verplichte velden zijn op de website: de keuze tussen particulier en rechtspersoon, e-mailadres, aansprekingsvorm, naam en voornaam, adresgegevens en eventueel bedrijfsgegevens zoals het ondernemingsnummer en/of adresgegevens voor zover het betrokken gegeven een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon betreft. De geboortedatum en het GSM- en telefoonnummer zijn optionele velden. Een account kan gekoppeld worden aan een aanvraag voor het uitvoeren van diensten. In dit geval registreren we volgende persoonsgegevens: het uitvoeringsadres, de contactgegevens van de aanvrager indien deze verschilt, de contactgegevens van de persoon die technische vragen kan beantwoorden indien deze persoon verschilt van de aanvrager. Onder contactgegevens wordt begrepen: naam en voornaam, GSM- en/of telefoonnummer, e-mailadres en optioneel de geboortedatum.
Bij de individuele toegang worden, net zoals bij de publieke toegeng, gegevens rond uw surfprofiel opgeslagen in een centraal datasysteem door middel van cookies. Meer info in ons cookiebeleid.
Sociale media
Bepaalde website van het bestuur bevatten linken naar sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, Instagram en Google. Via deze platformen deelt het bestuur informatie en kan je zelf informatie delen. Deze sociale netwerken worden beheerd door de sociale netwerken zelf. Het bestuur heeft geen controle of verantwoordelijkheid op de toepassingen die deze bedrijven maken. Wij raden je aan de gebruiksvoorwaarden en privacy beleid van deze sociale netwerken door te nemen. Voorliggend privacyverklaring regelt enkel het gebruik van de gegevens die door het bestuur worden verzameld
Verwerken en publiceren van foto- en videomateriaal van personen?
Zowel het nemen van de foto, als de publicatie ervan in uitgaven van het bestuur zijn onderworpen aan de toestemming van de persoon die we wensen te fotograferen of te filmen én wiens foto of video we willen publiceren. Beide staan los van elkaar en worden apart gevraagd.
Wat de toestemming van minderjarigen betreft, voert het bestuur een strikt beleid. Zo verzamelt het bestuur enkel afbeeldingen van minderjarigen wanneer we hiervoor van de wettelijke vertegenwoordigers schriftelijke toestemming hebben gekregen. Het bestuur is en blijft eigenaar van alle afbeeldingen.
Als er op onze foto's of video’s personen of gegevens terug te vinden zijn die niet of onvoldoende identificeerbaar zijn, sluiten we de toepassing van de privacywet uit door het (voldoende) anonimiseren van een foto of video.
Indirecte overzichtsfoto's, die gemaakt zijn op het publieke domein (bijv. wegenwerken) of tijdens publieke manifestaties (bijv. activiteiten, evenementen, ...) worden gemaakt zonder toestemming, tenzij ze duidelijk op één of enkele personen focussen. In deze gevallen kan iemand, die zich herkent op de foto, en daar niet mee akkoord is, verzoeken dat de foto of video in kwestie niet langer gebruikt wordt in publicaties van het bestuur. Hiervoor stuurt deze persoon een gemotiveerd verzoek aan de veiligheidsconsulent van het bestuur.
Het bestuur is en blijft eigenaar van alle afbeeldingen
Kan het bestuur deze privacyverklaring veranderen?
Het bestuur kan deze privacyverklaring op elk moment veranderen, bijvoorbeeld in het kader van veranderingen aan haar diensten of wijziging van de geldende wetgeving of opmerkingen van haar burgers of ondernemingen. Deze pagina wordt steeds geactualiseerd en toont de geldige versie.